Внедрение программного обеспечения

Выбор системы

В первую очередь следует определить задачи, которые вы хотите решать с помощью программного обеспечения. Не осмыслив самих задач, вы никогда не сможете выбрать и инструмент для их решения. К сожалению, 99% пользователей, обращаясь к нам, не могут сформулировать, для чего именно им нужно программное обеспечение. 
Первый и самый распространенный подход к выбору программы сводится к покупке лицензионной версии того, что когда-то установил системный администратор. 
Устанавливая «пиратскую» программу, мало кто задумывался над стоимостью лицензии – вот и получается, что, когда дело доходит до покупки, директор впадает в полуобморочное состояние, узнав, что одно рабочее место AutoCAD обойдется ему более чем в 120 тысяч рублей. Кто спорит, AutoCAD – очень хорошая программа, но она предназначена для проектирования. Использовать AutoCAD для рисования контура участка при межевании или для «поэтажек» расточительно: будет задействовано от силы 5% его возможностей. В России продается множество специализированных решений для тех или иных задач. Если говорить о БТИ, то только наша компания поставляет три различных решения в этой области: для работы с поэтажными планами, для геодезии и для работы с земельными планами. Единственный способ окупить затраты на покупку лицензионного программного обеспечения – это приобретать продукты, которые повысят эффективность работы, а с такой задачей справятся только специализированные приложения.
Второй подход к выбору программного обеспечения многие называют «комплексной автоматизацией». Вопрос «А у вас есть решение для комплексной автоматизации БТИ?» я слышу каждый день. В этом случае проблема неочевидна, а последствия могут быть намного плачевнее. Большинство IT-компаний только за одну эту фразу возьмут с вас вдвое больше, чем если бы вы просили ту или иную конкретную программу. Тут же понадобятся всевозможные обследования, работы и т.д. После обследования скорее всего выяснится, что вам совершенно необходимо решение, поставляемое компанией, в которую вы обратились. Причем не просто решение, а еще и с доработками под ваши нужды. В результате вам поставят ту же программу, что и в соседнем регионе, но заплатить придется и за обследования, и за разработку, и за дальнейшее обслуживание. Любые изменения в системе (например, вызванные изменением форм отчетов) тоже будут платными.
Но настоящие проблемы начнутся, если в один прекрасный день что-нибудь случится с поставщиком комплексного решения, то есть если эта компания не дай бог закроется, сменит профиль деятельности или просто сочтет работу с вами невыгодной для себя. Ни одно решение такого уровня не может существовать без поддержки, и, вероятнее всего, вам вскоре придется отказаться не только от самой системы, но и от большей части внесенных в нее данных. Потеря архива, который наполнялся в течение десятилетия, – это уже не неприятность. Это просто катастрофа.
Выбирая программное обеспечение, не стоит искать решение на все случаи жизни. На рынке представлено множество хороших систем, решающих те или иные конкретные задачи. Все эти системы могут взаимодействовать между собой, и для этого вовсе не обязательно, чтобы их разработчиком была одна компания. Ну а если уж решено работать именно с этим поставщиком и ни с каким другим, то вы должны быть на 100% уверены, что в случае разрыва отношений сможете либо с минимальными потерями отказаться от используемых программ, либо самостоятельно развивать и поддерживать их.

Обучение пользователей

После того как программа выбрана, наступает не менее важный этап, связанный с обучением пользователей. Сразу же возникают новые проблемы. На первом этапе внедрение даже самой лучшей программы вызовет у большинства пользователей протест. 
Когда компьютеры в БТИ только появлялись, все техники чуть не в один голос утверждали, что рисовать карандашом намного быстрее, чем делать то же самое на мониторе. Но прошло несколько лет, и те же техники поднимают бунт, когда у них вдруг ломается компьютер.
Если решение принято и руководство уверено, что данный продукт будет полезен для работы, программу нужно внедрять, причем вне зависимости от степени неудовольствия пользователей. А неудовольствие будет в любом случае.
Для эффективного внедрения обязательно нужен преподаватель. Желательно, чтобы обучение проводил поставщик программного обеспечения: в этом случае изложение материала будет максимально полным. Часто на этом этапе пытаются экономить, обучая только одного специалиста от предприятия и рассчитывая, что в дальнейшем он обучит всех остальных. Расчет, мягко говоря, наивный: человек, который никогда не работал в программе, не сможет взять и повторить все услышанное. Даже очень одаренный человек запомнит максимум процентов тридцать. 
Пользователя обязательно нужно обучать. К сожалению, средний уровень компьютерной грамотности техника-инвентаризатора не позволяет надеяться на успех самостоятельного обучения. Даже после прохождения профессионального курса среднестатистический человек сможет выполнять по памяти только основные действия.
Далее следует закрепление материала, а значит на предприятии необходим человек, знающий программу и помогающий освоить ее всем остальным. Причем консультирование пользователей должно входить именно в круг служебных обязанностей этого человека – иначе консультаций можно и не дождаться.
Ну и наконец еще один важнейший фактор внедрения – качественная техническая поддержка. У человека, ответственного за внедрение, должна быть возможность в любой момент задать вопрос и получить на него быстрый ответ. Конечно, обратиться непосредственно в техподдержку могут и сами пользователи, но, как показала практика, не обращаются…

Административный рычаг

Даже если программа установлена и пользователи обучены, работа в ней скорее всего начнется не сразу. Связанно это с особенностями человеческой психологии, рассмотрение которых выходит за рамки данной статьи.
В моей практике встретилось лишь несколько методов внедрения, оказавшихся по-настоящему действенными. 
Способ, не требующих никаких затрат, быстрый, но довольно жестокий по отношению к сотрудникам, выглядит так. Сотрудники проходят обучение, после чего им дается определенное время на самостоятельное освоение программы под контролем куратора. Срок зависит от сложности программы, но не превышает одного месяца. Давать больше не имеет смысла. Спустя месяц всем в приказном порядке предписывается работать именно во внедренной программе.
Другой вариант предусматривает финансовое поощрение сотрудников, грамотно использующих программное обеспечение. Например, для сотрудника, нарисовавшего план в полном соответствии с требованиями, вводится повышающий коэффициент. За проверку отвечает бригадир. Начинать в этом случае тоже нужно с обучения сотрудников.

Этой статьей я не преследовал каких-то конкретных маркетинговых целей, даже PlanTracer упомянул только один раз. Речь сегодня действительно шла о другом. Работая в непосредственном контакте с вами, приходится наблюдать не только успехи, но и неудачи при выборе и внедрении программного обеспечения. Рассказывать нужно и о них – чтобы вы смогли избежать собственных ошибок и принять правильные решения.